MAZCO BOGOTÁ S.A.S

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante y para efectos de este documento, la “Política”)

Objetivos

Este documento tiene como propósito establecer y dar a conocer las políticas y procedimientos para el tratamiento de los datos personales de nuestros clientes, empleados, contratistas, proveedores y otros, los cuales reposan en nuestra lista de propietarios de vehículos y consumidores de servicios y partes, registros de personal y de proveedores y en nuestras bases de datos. Esto en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y el decreto 1074 de 2015, así como de las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten.

Alcance

Esta política aplica para el tratamiento de los datos personales de las personas naturales quienes son, serán o han sido compradores de vehículos, servicios, repuestos y otros, en Mazco Bogotá S.A.S (en adelante “Mazco”), por cualquiera de sus canales de comercialización o establecimientos comerciales, así como los que hayan sido recibidos mediante sesión o comercialización por parte de terceros. También incluye a los empleados activos e históricos, los candidatos no contratados para cargos dentro de la empresa, contratistas permanentes u ocasionales, proveedores, miembros de junta directiva, accionistas y cualquier otra persona natural, de quienes se puedan obtener y tratar sus datos personales y sensibles y que estén en las bases de datos físicas o digitales.

Marco Legal

Esta política está guiada y enmarcada en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y el decreto 1074 de 2015

Información del Responsable

Razón Social:

NIT:

Domicilio:

Dirección:

Correo electrónico:

Área Responsable:

Mazco Bogotá S.A.S891903403-3Bogotá, D.C.Avenida Carrera 70 # 95-15  Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. Departamento de Administración, teléfono 6529666, correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Definiciones

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, (en adelante “Aliados”).
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Trasmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Listado de propietarios de vehículos: Conjunto organizado de datos personales que demuestren o indiquen la propiedad, tenencia o posesión de uno o más vehículos comercializados por Mazco u otras empresas o personas o que hayan adquirido bienes o servicios en Mazco. Para efectos de control por parte de las autoridades competentes, estos datos deben preservarse, sin que ello implique su uso o difusión. Esto en cumplimiento del artículo 2 de la ley 1266 de 2008, en el artículo 27 de la ley 1480 de 2011 y en el artículo 2 de la ley 1581 de 2012.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Principios rectores

• Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere el presente documento, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la modifiquen o complementen;
• Principio de finalidad: El Tratamiento que se dará a los datos personales, obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual se informa previa y expresamente al Titular;
• Principio de libertad: El Tratamiento que se le dará a los datos, sólo se ejercerá con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento será tan veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, como sea posible.
• Principio de transparencia: Mazco garantiza el derecho del Titular, a obtener en cualquier momento y sin restricciones, salvo el formalismo de solicitud escrita y completa, la información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo llevará a cabo por empresas o personas autorizadas por el Titular. Los datos personales, salvo la información pública, no los haremos disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: Quienes intervienen en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Mazco y/o sus aliados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, desactualizados, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Mazco y/o a sus aliados, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el Mazco y/o sus aliados, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o a la entidad que corresponda, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad legalmente autorizada para tal fin, haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de Mazco frente a los datos personales de los titulares

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a sus aliados, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a sus aliados;
• Suministrar a sus aliados, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
• Exigir a sus Aliados en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
• Informar a sus Aliados cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

Deberes de los encargados del tratamiento (Aliados)

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
• Actualizar la información reportada por Mazco dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
• Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley;
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por la autoridad competente que corresponda;
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio o a la entidad legalmente autorizada para tal fin, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad legalmente autorizada para tal fin.

Propósitos de la recolección de datos

Mazco solo recolectará y conservará la información personal de sus clientes, empleados, contratistas, proveedores, miembros de junta directiva, accionistas y otros, para los siguientes propósitos:

En el caso de los clientes:

• Evaluar sus niveles de satisfacción tras cualquier interacción comercial, como la comercialización de vehículos, partes y/o accesorios o la prestación de servicios de taller.
• Informarle acerca de promociones, lanzamientos, campañas publicitarias, de las marcas de vehículos que comercializamos u otras.
• Informarle de campañas técnicas emitidas por la casa matriz o por nosotros, enfocadas a mejoras técnicas de su vehículo o correcciones y actualizaciones que pudiera requerir.
• Recordarle y ofrecerle opciones de tiempo y condiciones para el mantenimiento preventivo y correctivo de su vehículo.
• Informarle acerca del proceso y avance de reparación de su vehículo
• Solicitarle autorizaciones acerca de reparaciones, partes o accesorios que su vehículo pueda requerir durante el proceso de reparación
• Informarle acerca de la llegada de partes o accesorios pendientes de entrega o instalación en su vehículo
• Informarle de novedades de la marca de su vehículo
• Informarle de recomendaciones o sugerencias para el manejo y cuidado de su vehículo.
• Ofrecerle servicios complementarios relacionados con su vehículo, de orden financiero, de seguros o de otra índole, que sean desarrollados por nosotros o nuestros aliados comerciales
• Ofertas para el cliente

En el caso de los empleados, contratistas, miembros de junta directiva, accionistas y proveedores:

• Formalizar el contrato de trabajo, contrato de prestación de servicio o de compra o venta de bienes o servicios.
• Disponer de manera permanente de datos actualizados de contacto para eventualidades de salud, legales, sociales, etc.
• Registro inicial, actualización, modificación o supresión en las entidades prestadoras de salud, de riesgos laborales y profesionales, fondos de pensiones y cesantías públicos o privados, Cajas de compensación familiar, Dirección de impuestos y aduanas nacionales, Departamento nacional de estadística, Secretaría de Hacienda Distrital, Superintendencia de Sociedades, Servicio Nacional de Aprendizaje, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, entidades financieras, Cooperativa de empleados, etc.
• Autorizaciones de recogida y/o entrega de documentos, bienes y servicios ante terceros.
• Transmitir y/o transferir datos personales a clientes, proveedores y otros, para procesos de formación o capacitación, autorizaciones de manejo de software dentro o fuera de las instalaciones de Mazco, Contactabilidad profesional inherente a la labor desarrollada, así como para actividades propias de dichos terceros, dentro del marco profesional.
• Citaciones a reuniones y actividades propias de la relación laboral, contractual, comercial o de dirección.

Procedimiento

Aviso de privacidad

• Mazco Bogotá informará en cada caso a los titulares, al momento de establecer el contrato comercial o de servicio, y a nuestros empleados, contratista, miembro de junta, accionista y proveedores al momento de la elaboración del contrato laboral, de prestación de servicios o comercial, el objetivo de la recolección de sus datos. Esta información estará incluida a manera de resumen, en cada hoja de contrato, sea esta la hoja de negocio a la compra de un vehículo, en la orden de trabajo en el caso de un servicio de taller y como anexo en el caso de los empleados, contratistas y proveedores. El titular podrá seleccionar las condiciones en las que pudiera ser utilizada su información personal.

Datos a recolectar en el caso de clientes

• Nombre completo
• Número y tipo de identificación
• Dirección(es) de domicilio y lugar de trabajo
• Dirección(es) electrónica(s)
• Número(s) telefónico fijo(s)
• Número(s) telefónico(s) móvil(es)
• Fecha de nacimiento
• Firma

Datos personales y sensibles a recolectar en el caso de empleados, contratistas, accionistas, miembros de junta y proveedores

• Nombre completo
• Número y tipo de identificación
• Dirección(es) de domicilio
• Dirección(es) electrónica(s)
• Número(s) telefónico fijo(s)
• Número(s) telefónico(s) móvil(es)
• Información familiar (EPS, Caja Compensación familiar, etc.)
• Información de salud (para EPS, ARL, etc.)
• Fotografía (Carnetización y archivo)
• Huella dactilar (Libranzas, apertura cuenta bancaria, etc.)
• Firma

Medios de recolección de datos de los clientes

Los datos personales se recolectarán al momento de realizar un convenio comercial con el cliente, o como parte de un proceso de actualización, en los siguientes casos:

• Al elaborar el planteamiento de negocio para la comercialización de un vehículo nuevo o usado, ya sea para compra, venta, permuta, consignación, préstamo, alquiler o cualquier otra interacción comercial.
• Al momento de elaborar una orden de trabajo o de servicio en alguno de los talleres de servicio de Mazco.
• Al realizar un proceso de actualización de datos de los clientes; esta actividad podrá ser realizada telefónicamente, por correo directo, correo electrónico, etc.
• Al recibir la información del cliente por parte de un tercero.
• Cotización.

Esta información puede ser recolectada físicamente o mediante herramientas digitales o electrónicas de uso de Mazco y autorizadas por Mazco

En el caso de los empleados, contratistas, accionistas, miembros de junta y proveedores, se actualizarán en cualquier momento que se requiera o sean modificados de origen.

Almacenamientos de los datos

Mazco Bogotá S.A.S, almacena los datos de los clientes en dos categorías generales:

1. Lista de propietarios de vehículos o compradores: Para efectos de lo expuesto del artículo 2 de la ley 1266 de 2008, en el artículo 27 de la ley 1480 de 2011 y en el artículo 2 de la ley 1581 de 2012, así como en las leyes relativas a la información comercial y tributaria, es necesario conservar la información de los compradores de vehículos, así como de todas las personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras, con las que realiza cualquier interacción comercial. Esta información no puede ser eliminada de los archivos, y solo se conservará a manera de archivo para los efectos descritos anteriormente. De esta lista, queda registro digital y físico.

2. Bases de datos de clientes: Se refiere a las listas que podrán ser utilizadas con propósitos comerciales y de servicio técnico, previa autorización del titular. De estas listas, se excluirán los titulares que sí lo soliciten, en cumplimiento a lo expuesto en la ley 1581 de 2012, así como en su decreto reglamentario 1377 de 2013 y en los demás que lo complementen. De esta base de datos, queda registro digital y físico.

Los datos de los empleados, contratistas y proveedores, son almacenados mediante software a manos del área administrativa y en físico en carpetas individuales por persona; estas se archivarán bajo llave en cuarto cerrado y bajo la administración del área de Recursos Humanos.

Seguridad de los datos

• Mazco Bogotá S.A.S, ha desarrollado aplicaciones y procedimientos internos para ofrecer medidas de seguridad en la protección y tratamiento de los datos personales consignados en sus bases de datos y en sus archivos físicos y mitigar el riesgo de acceso y/o uso indebido, fraudulento o no autorizado sobre los datos personales.

Trasmisión de datos

• Mazco Bogotá S.A.S, podrá Trasmitir los datos personales de los clientes, empleados, contratistas, accionistas, miembros de junta y proveedores, previa autorización suya, para que en nombre de Mazco y bajo su responsabilidad, sean tratados cumpliendo los propósitos y objetivos dispuestos en este documento. En este caso, el Encargado del tratamiento, cumplirá cabalmente con esta misma política.

Transferencia de datos

• Mazco Bogotá S.A.S, previa autorización expresa de los titulares, podrá hacer la transferencia de los datos de los clientes, empleados, contratistas, accionista, miembros de junta y proveedores, para que una persona natural o jurídica, dentro o fuera del país, realice el tratamiento de los mismos, por su cuenta y asumiendo el rol de “Responsable del tratamiento” cumpliendo los estándares fijados en la ley 1581 de 2012, así como en su decreto reglamentario 1377 de 2013 y en los demás que lo complementen o regulen; esto aplicará cuando, por ejemplo, el representante de la marca del vehículo, así lo solicite, cuando la interacción comercial con el cliente sea solicitada o autorizada mediante un tercero (Ejemplo: una solicitud de reparación emitida por una compañía aseguradora), cuando casa matriz solicite la información de un colaborador para efectos de capacitación o formación. Sin embargo, Mazco Bogotá S.A.S se reserva la posesión de dichos datos, para su propia gestión comercial, de acuerdo a lo expuesto en este documento.

Procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización (“Reclamo”).

• Cuando alguno de los titulares exprese su intención de ejercer sus derechos expuestos en la ley 1581 de 2012, así como en su decreto reglamentario 1377 de 2013, podrá hacerlo libremente, Por presentación personal en las instalaciones de Mazco, por correo directo o por correo electrónico dirigido a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. | Deberá incluir la siguiente información:

» Nombre completo
» Documento de identificación
» Dirección (Física y Electrónica)
» Descripción de los hechos que dan lugar a su reclamo
» Placa del vehículo asociado a su reclamo (si aplica)
» Cargo o labor desempeñada para la empresa (si aplica)

Posteriormente, recibirá una notificación acerca del cumplimiento de su solicitud.

Esta política entró en vigencia a partir del día 27 de junio de 2013, fue actualizada el día 30 de octubre de 2016 y será aplicable hasta el 26 de junio de 2023, sin perjuicio de que pueda ser modificada, actualizada o complementada en cualquier momento por decisión de Mazco Bogotá S.A.S o por modificación de las leyes que la regulan.